„Élen jár az e-ügyintézésben az SZTE” az OH felsőoktatási elnökhelyettese szerint

– „Élen jár az e-ügyintézésben az SZTE” – összegeztek egy 2015. évi konferencián. Miért tartja példaszerűnek az Oktatási Hivatal felsőoktatási elnökhelyettese azt, hogy 88 különböző ügyben nyújt elektronikus ügyintézési lehetőséget a Modulo-rendszer segítségével a Szegedi Tudományegyetem a polgárai számára?

– Mert a legtöbb haza felsőoktatási intézményben nem indult el az e-ügyintézés. Ezzel szemben a Szegedi Tudományegyetemen így született meg az elmúlt öt évben több mint 817 ezer határozat, döntés. Ez példaszerű, a többi felsőoktatási intézmény gyakorlatát messze megelőzi. Más intézményekben legfeljebb egy-egy zárt területen érhető tetten ilyen kezdeményezés, bár a Modulo-rendszer máshol is létezik. Ennyire generális, sokrétű, sokszínű elektronizált folyamatrendszerről, mint amiről legutóbb egy konferencián is képet adott az SZTE, én nem tudok, pedig jól ismerem a hazai felsőoktatási intézmények adatkezelési gyakorlatát.

– Milyen előnyökkel jár az e-ügyintézés szegedi modellje?

– Húsz évvel lehagyta a többi felsőoktatási intézményt a szegedi. Itt a hallgatók megtanulhatják, a mindennapokban gyakorolhatják az e-ügyintézést, ami az élet számos más területén is terjed, általánossá válik. Az elektronikus ügyintézés kiterjedt használata a felsőoktatási intézmény számára azért előnyös, mert a gyors, egységes, biztonságos és átlátható döntést biztosít. Ugyanis egy elektronikusan támogatott döntési folyamat algoritmizálható: eseti döntésekre, különleges kiskapukra nem nyílik lehetőség, a döntéshozó munkáját egyszerűsíti, támogatja. Egy ilyen döntés rendszerszerű, átlátható, világos és gyors. Az elektronizálás által a szegedi egyetemen az oktatói és hallgatói szolgáltatások színvonala mindezért jóval magasabb, mint az országban bárhol máshol.  

– A Modulo-rendszer annál is többet tud, mint amire az SZTE használja – mondják a szakemberek. Miként fejleszthető az e-ügyintézés az Oktatási Hivatal szemszögéből?

– Minden olyan irányba érdemes fejleszteni, ahol a közigazgatási eljárási törvény szerinti határozatoknak kell születnie, amiket papíron tértivevényes levéllel ki kell kiküldeni a hallgatóknak vagy oktatóknak. Már adott a megoldás, hogy ezeket hogyan lehet elektronikusan, a jogszabályok betartásával megoldani. Ezt az Oktatási Hivatal és a Magyar Posta már használja. Ezekről a lehetőségekről az SZTE munkatársaival elkezdtük az egyeztetést. A papír alapú levelek mennyiségének a csökkentése kíméli a környezetet és az egyetemi költségvetés kiadási oldalát is.

– A kredit alapú költségvetési rendszer bevezetését sürgeti több felsőoktatási vezető. Egy ilyen finanszírozási szisztéma rávilágít az adatszolgáltatás fontosságára is. Az Oktatási Hivatal számára nyújtott adatok pontossága alapján hol helyezkedik el az SZTE a felsőoktatási palettán?

– A felsőoktatási intézményekben 125 ezerre nőtt a 2015. szeptemberi beiratkozáskor a hibaszám, ami a félév végére jelentősen csökkent. Ha az adatszolgáltatásban tapasztalható hibamennyiség alapján rangsoroljuk az intézményeket, a szegedi egyetem középmezőnybe sorolható. Véget ért az a korszak, amikor egy adott kar tanulmányi osztályának munkája zárt egységet jelentett, a kari gyakorlatok egymástól eltérhettek ésés a hibáknak nem volt országos kihatásuk. Ma már komoly pénzügyi és jogi következményei vannak annak, ha a tanulmányi osztályon hiba történik. Ezért nagyobb közfigyelemnek kell öveznie az ottani munkát. Felértékelődött és komplexebb feladat lett a tanulmányi osztályokon végzett munka. Ezért a tanulmányi osztályok, vagyis a TO-k 1500 munkatársának 75-92 százaléka rendelkezik felsőfokú végzettséggel, miközben a többségük fizetése bruttó 150-220 ezer forint között mozog. Fontos, hogy az ott dolgozóknak is nagyobb elismerést tudjunk kivívni.

– Mi minden múlhat egy-egy adat pontosságán?

– Máris sok – például a hallgatók magyar állami ösztöndíj konstrukcióban összegyűjtött tartozásai vagy a hallgatói juttatások, de éppúgy a felsőoktatási intézmények finanszírozása is – múlik az adatok pontosságán, vagyis a tanulmányi osztályok munkáján. Ezt meg kell érteniük a felsőoktatási intézmények hallgatóinak és dolgozóinak is. Sok esetben rajtuk múlik az intézmény presztízse, megítélése is, hiszen a felsőoktatási rangsorok is az adott egyetem által szolgáltatott adatokon alapulnak. Jogok és kötelezettségek is keletkeznek a tanulmányi rendszer adataiból. Például a kredit közelebb visz a tanulmányok folytatásához és befejezéséhez. A tanulmányi adatok alapján dől el, hogy egy adott képzésre járó fiatal diákigazolványra jogosult-e vagy részesülhet-e társadalombiztosításban. De ezekből az adatokból születik az abszolutórium, az oklevél, ami a munkavégzés különböző szintjeire jogosít. Mindez persze az intézmény számára is jogokat keletkeztet, hiszen a nyilvántartott hallgatók és oktatók után kapja meg az államtól a finanszírozását. Kötelezettségek is keletkeznek az adatokból: például költségtérítés befizetése, vagy adók módjára behajtandó tartozás a magyar állami ösztöndíjas félév után.

– A kért adatok egy része azonos minden karon, felsőoktatási intézményben. Ezért merül fel a pozitív modellként bemutatott központosítás, amit „modern kvesztúrának” is nevezhetünk?

– Intézményi felelősség és belügy, hogy az adott intézmény szervezetileg miként oldja meg az adatok nyilvántartását és a központi rendszer, a felsőoktatási információs rendszer felé való adatszolgáltatást. Az adatrögzítési feladatok mindenhol egyformán összetettek. A hallgató és az oktató dolga az, hogy amilyen információt a tanulmányi osztály kér, a lehető legpontosabban adja meg. Az intézmény feladata a tanulmányi adminisztráció, vagyis az adatbegyűjtés és a folyamatos változások nyomon követési rendszerének a megszervezése és működtetése. A munkavégzés hatékonysága és az intézményi felelősségvállalás szempontjából jobb modellnek tartom a központosított rendszert, mert nagyobb a minőségbiztosítás lehetősége, ami növeli a biztonságot, így könnyebben biztosítható a protokollok betartása, rövidebb az utasítási lánc, amin végighalad a feladat a megvalósítókig, gyorsabb és ütőképesebb a csapatmunka. Így a központi mellett megtartott kari tanulmányi osztályokon dolgozóknak több idejük maradna a szolgáltatásra, például az adott hallgatóra szabott tanulmányi tanácsadásra, ami hozzájárulhatna a felsőoktatásból lemorzsolódók számának a csökkentéséhez. Minél magasabb szintű a protokolloknak és a folyamatok minőségbiztosításának a szintje az intézményben, várhatóan annál magasabb lesz az adatok tisztaságának a szintje, ami az OH, de a felsőoktatásban lévő hallgatók és oktatók, illetve a közjó számára is fontos.

Újszászi Ilona

Fotók: Bobkó Anna, Ú. I.

SZTEinfo