Tevékenységi körök

Nemzetközi Képzések Irodája

A Nemzetközi Képzések Irodájának feladata a nemzetközi, teljes képzésre vonatkozó programok, különösen a Stipendium Hungaricum program centralizált, intézményi szintű irányítása és program-menedzsmentje.

A Nemzetközi Képzések Irodájának kiemelt általános feladatai a program-menedzsmenthez kapcsolódóan:

a) az egyetem részvételének biztosítása a nemzetközi teljes képzésre vonatkozó programokban, különös tekintettel a Stipendium Hungaricum programra;

b) intézményi pályázatok elkészítése a nemzetközi és hazai szervezetek pályázati felhívásaira;

c) a projektek intézményi támogatási szerződéseinek előkészítése és gondozása együttműködve a pályázati felhívást közzé tévő szervezetekkel;

d) a projektek intézményi szintű, centralizált irányítása és programmenedzsmentje együttműködésben az egyetemi karokkal, testületekkel, más egyetemi egységekkel, valamint külső partnerekkel;

e) a projekttámogatások szerződések szerinti pénzügyi (rendelkezési és felhasználási) feladatainak végrehajtása;

f) a pénzügyi folyamatok és a felhasználás szerződés szerinti szabályosságának ellenőrzése, a támogatások felhasználási ütemének monitoringja, igény esetén további kiegészítő támogatásokra irányuló pályázatok készítése a projektek futamideje alatt;

g) a projektekhez kapcsolódó intézményi évközi és záró pénzügyi és tartalmi beszámolók elkészítése a TEMPUS Közalapítvány, valamint más, támogatást nyújtó szervezetek részére;

h) a hallgatói mentori rendszer megszervezése és felügyelete együttműködésben az EHÖK Külügyi Bizottságával és az ERASMUS Student Network (ESN) Szeged szervezetekkel;

i) adatszolgáltatási kötelezettség intézményen belül, valamint a Tempus Közalapítvány és a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal részére.

A Nemzetközi Képzések Irodája az egyetem nemzetközi kapcsolataiban történő képviseletével, különös tekintettel a Stipendium Hungaricum programmal összefüggésben:

a) képviseli az egyetemet a nemzetközi képzéseinek és ösztöndíjainak promóciójával kapcsolatos nemzetközi és hazai rendezvényeken (out reach events);

b) részt vesz ezen események előkészítő tevékenységében és lebonyolításában, így nemzetközi felsőoktatási vásárok, nyílt napok online és hagyományos formában való megszervezésében;

c) gondoskodik ezen események után-követéséről;

d) előkészíti (megtervezteti, legyártatja) a fenti eseményekhez szükséges promóciós anyagokat elektronikus és hagyományos formában;

e) folyamatosan kapcsolatot tart a nemzetközi képviselet során érintett szervekkel és szervezetekkel.

A Nemzetközi Képzések Irodája az egyetem nemzetközi PR tevékenységével összefüggésben:

a) megszervezi és koordinálja a külföldi hallgatók központi beiratkozását, fogadását;

b) közreműködik és segítséget nyújt a nemzetközi diákjólét megerősítésében az egyetemi programok angol nyelvű promóciójának segítségével.

Nemzetközi Mobilitási Iroda

A Nemzetközi Mobilitási Iroda feladata a nemzetközi mobilitási programok az ERASMUS+, az ERASMUS+ Nemzetközi Kreditmobilitás, a CEEPUS, a Campus Mundi, a Makovecz és az EGT Alap programok centralizált, intézményi szintű irányítása és program-menedzsmentje, az ezen programokhoz kapcsolódó oktatói, kutatói, hallgatói és adminisztratív nemzetközi mobilitások megvalósításának biztosítása.

A Nemzetközi Mobilitási Iroda kiemelt általános feladatai a teljes projektportfólió-menedzsmenthez kapcsolódóan:

a) az egyetem részvételének biztosítása a nemzetközi mobilitási programokban nemzetközi partnerségek, együttműködések kialakításával és a kölcsönös mobilitásokra irányuló bilaterális szerződések megkötésével, gondozásával;

b) intézményi pályázatok elkészítése a nemzetközi és hazai szervezetek ösztöndíjprogramra szóló pályázati felhívásaira;

c) a projektek intézményi támogatási szerződéseinek előkészítése és gondozása együttműködve a pályázati felhívást közzé tévő szervezetekkel;

d) a projektek támogatási költségvetéseinek elkészítése a támogatást nyújtó szervezetek és az Egyetem közötti kétoldalú intézményi szerződések feltételrendszereinek megfelelően;

e) a projektek intézményi szintű, centralizált irányítása és programmenedzsmentje együttműködésben az egyetemi karokkal, testületekkel, más egyetemi egységekkel, valamint külső partnerekkel;

f) a projekttámogatások szerződések szerinti pénzügyi (rendelkezési és felhasználási) feladatainak végrehajtása az NKI igazgató kötelezettségvállalásával és a GF főigazgató ellenjegyzésével;

g) a pénzügyi folyamatok és a felhasználás szerződés szerinti szabályosságának ellenőrzése, a támogatások felhasználási ütemének monitoringja, igény esetén további kiegészítő támogatásokra irányuló pályázatok készítése a projektek futamideje alatt;

h) a projektekhez kapcsolódó intézményi évközi és záró pénzügyi és tartalmi beszámolók elkészítése az EU és a TEMPUS Közalapítvány, valamint más, támogatást nyújtó szervezetek részére;

i) az ösztöndíjas pályázati felhívások elkészítése, meghirdetése, a pályáztatás lefolytatása;

j) az SZTE Hallgatói Mobilitási Alap E+ ösztöndíjas központi kiegészítő támogatási keretének kezelése;

k) egyéni (hallgatói, oktatói és adminisztratív munkatársi) támogatási szerződések megkötése;

l) az ERASMUS+ program új követelményrendszerének megfelelve az ECAS-rendszerben a Mobility Tool+ (az ERASMUS+ program teljes körű, európai uniós adatbázisa) és az EU Online Language System (a kiutazó ERASMUS hallgatók idegen nyelvű vizsgáztatása és nyelvtanfolyamra történő beíratása, a teljesítések monitoringja és számonkérése) online rendszereinek működtetése;

m) adatbázisok létrehozása, karbantartása, különös tekintettel az adatvédelmi előírások betartására;

n) részképzések idegen nyelvű kurzuskínálatának megszervezése a karokkal közösen, azok közzététele az intézményi ERASMUS+ honlapon;

o) a hallgatói mentori rendszer megszervezése és felügyelete együttműködésben az EHÖK Külügyi Bizottságával és az ERASMUS Student Network (ESN) Szeged szervezetekkel;

p) a szakmai programkoordinátori hálózatok működtetése, naprakész információszolgáltatás;

q) monitoring, minőségbiztosítási feladatok ellátása;

r) adatszolgáltatási kötelezettség intézményen belül, valamint a Tempus Közalapítvány, az Európai Unió és a Bevándorlási és Menekültügyi Hivatal részére.

Közkapcsolati Iroda

A Közkapcsolati Iroda feladatai:

a) az egyetem marketing tevékenységével összefüggésben:

aa) SZTE marketingstratégia megvalósítása;

ab) közös marketingstratégia végrehajtásának összehangolása az egyetemi egységekkel;

ac) SZTE brand és egyetemi arculat gondozása, felügyelete, eszközök biztosítása;

ad) filmek, bemutatkozó filmek imázsfilmek készítésének szervezése, kivitelezés koordinációja;

ae) imázsfotók készítése;

af) marketing felmérések, elemzések készítése, koordinálása, tervezése;

ag) online bemutatkozó felületek, applikációk fejlesztése;

ah) központi egyetemi reklámfelületek értékesítésének felügyelete (kitelepülések, promóciók, indoor media, egyetemi print média, hallgatókat célzó direkt marketing, dolgozókat, illetve oktatókat célzó direkt marketing, hallgatói/dolgozói kedvezményrendszer);

ai) közreműködés az SZTE sportcsapatok támogatáskezelésében (molinók, hirdetési oldalak készítése, karbantartása);

aj) SZTE központi pályázatok egységet érintő programjainak megvalósítása, koordinálása;

ak) SZTE nemzetközi marketingtevékenységek felügyelete, támogatása.

b) az egyetem PR és sajtó tevékenységével összefüggésben:

ba) az SZTE kommunikációs stratégia megvalósítása;

bb) SZTE webportál – központi weboldalak frissítése

bc) SZTE portál – pályázatok aloldalainak létrehozása, tartalomfeltöltése, karbantartása (fejlesztési projektek oldal);

bd) SZTE webportál - kari oldalak fejlesztésének támogatása;

be) SZTE közösségi média megjelenések és oldalak menedzselése – együttműködés egyetemi szervezeti egységekkel online tartalommegosztásban;

bf) Központi Hírlevél kiküldés;

bg) nyomtatott és elektronikus kiadványok készítése (Szegedi Egyetemi Magazin lapcsalád);

bh) központi egyetemi rendezvények fotózása, fotók archiválása;

bi) sajtófeladatok teljes körű ellátása;

bj) az egyetem központi sajtó kommunikációjának tervezése és megvalósítása, a karok és más egységek kommunikációs tevékenységének támogatása;

bk) a sajtómegkeresések kezelése, sajtóanyagok és sajtómeghívók írása és kiküldése, részvétel sajtó nyilvános eseményeken, sajtófigyelés és sajtóarchiválás;

bl) SZTE központi pályázatok PR és kötelező nyilvánosság tevékenységének koordinációja, valamint az online kommunikáció és rendezvénytámogatás lebonyolítása

bm) K+F marketing és PR-tevékenység támogatása.

c) a beiskolázással összefüggésben:

ca) online felvételi stratégia összehangolása a kari aktivitásokkal;

cb) felvételi oldal tartalmi és informatikai fejlesztése, karbantartása, folyamatos aktualizálása;

cc) SZTE központi felvételi hirdetések menedzselése;

cd) SZTE beiskolázási rendezvények lebonyolítása (oktatási kiállításokon való részvétel, saját nyílt napok szervezése, kihelyezett nyílt napok szervezése országos kitelepüléssel középiskolákba);

ce) kapcsolattartás a karokkal, további egyetemi egységekkel;

cf) nyomtatott és elektronikus kiadványok készítése;

cg) beiskolázási tájékoztató előadások tartására;

ch) továbbtanulási döntésmechanizmusról adatbázis építés és elemzés.

d) Az egyetemi rendezvényekkel összefüggésben:

da) a központi ünnepségek, rendezvények koordinációja, szervezésükben való részvétel;

db) a protokolláris események összehangolása, koordinációja;

dc) az egyetemi rendezvénynaptár kezelése;

dd) az egyetemi rendezvényszabályzat végrehajtásának koordinációja;

de) a tehetséggondozással összefüggésben tudománynépszerűsítő rendezvények (Kutatók Éjszakája, Szabadegyetem – Szeged előadássorozat szervezése, előadókkal való kapcsolattartás, Szent-Györgyi Tanulmányi Verseny) szervezése, koordinációja, lebonyolítása, utánkövetése.

e) Az egyetem, mint Alma Mater intézmény működésével összefüggésben:

ea) Alumni közösségépítés, végzett hallgatókkal való kapcsolattartás;

eb) Alumni adatbázisok teljes körű kiépítése, tisztítása, frissítése az egyetemi célok támogatása, tudásháromszögek generálása érdekében, kapcsolatok további erősítése;

ec) Alma Mater tagok, alumnusok számára szegmentált szolgáltatások nyújtása, fejlesztése;

ed) közösségépítő rendezvények, így különösen Alma Mater Mikulás, Alma Mater Weekend szervezése, fejlesztése, mely utóbbi rendezvény lehetőséget teremt az SZTE dolgozók és családtagjainak aktív kikapcsolódására, kapcsolatok kialakítására;

ee) Alma Mater tagkártya rendszer működtetése és bővítése;

ef) végzett hallgatók munkaerő-piaci elhelyezkedésének támogatása, ill. munkaerő-piaci szolgáltatások nyújtása – az SZTE Karrier Irodával együttműködve, állásajánlatok, tanácsadások, Állásbörzén kiemelt alumniknak szóló ajánlatok;

eg) Alumni mentorprogram működtetése és fejlesztése;

eh) Fundraising térkép: koncepció kialakítása, illetve az egyetemi alapokra helyezett fundraising tevékenység megkezdése;

ei) Alumni nagyköveti rendszer kiépítése - pilot: alumni ambassador program kialakítása és működtetése, karok nagyköveti hálózatának kiépítése;

ej) A szervezet, az egyetem imázs és presztízs építése, kiemelten a külföldi végzett hallgatók irányába;

ek) SZTE Alma Mater Díjjal a kiemelt piaci partnerek elismerése;

el) SZTE Alma Mater Testület általi egyetemi célok támogatása, a testület üléseinek szervezése;

em) kari alumni szervezetek számára nyújtott szolgáltatások fejlesztése;

en) SZTE Alma Mater weboldalon keresztül az összegyetemi, kari alumni tevékenységek támogatása, frissítése;

eo) Alumni tematikájú közösségi média megjelenések és oldalak menedzselése – együttműködés egyetemi szervezeti egységekkel online tartalommegosztásban (SZTE Alma Mater, SZTE Anno, Alumni of the University, LinkedIn);

ep) SZTE Alma Mater hírlevél küldése;

eq) tudomány és kultúra népszerűsítése: ismeretterjesztő, szemléletformáló programokon és kiadványokon keresztül.

f) Az egyetemi kiadói tevékenységgel összefüggésben:

fa) tudásmegosztás az SZTE egyetemtörténeti jelentőségű évfordulói jegyében;

fb) elektronikus jegyzet adatbázis készítése, elektronikus jegyzetkiadás;

fc) képzés rugalmasságának elősegítése; Oktatási infrastruktúra fejlesztésének elősegítése.

g) Az egyetem kulturális életének megszervezésével és a kulturális értékek közvetítésével és megőrzésével összefüggésben:

ga) az egyetemi polgárok (hallgatók, oktatók, dolgozók) kulturális igényeinek feltérképezése, kiszolgálása, alkotói tevékenységük segítése;

gb) programszervezés;

gc) kiemelt kulturális programok szervezése: Egyetemi Tavasz, Őszi Kulturális Fesztivál;

gd) pályázatok, versenyek kiírása a hallgatók számára;

ge) a művészeti csoportok munkájának koordinálása;

gf) hallgatói affinitás növelése a kultúrafogyasztás iránt;

gg) tehetség felfedezés és tehetséggondozás;

gi) az egyetemi hallgatók bevezetése a magyar és az európai művészetekbe, kultúrába

gj) kulturális nevelés: olyan egyetemi kulturális közeg megteremtése, olyan kulturális szituáció teremtése, ami a műélvezetről, a kulturált szórakozásról szól;

gk) az egyetem és a város közötti kulturális kapcsolatok ápolása, folyamatos kapcsolattartás a helyi és országos kulturális intézményekkel.

Nemzetközi Együttműködési és Beiskolázási Iroda

A Nemzetközi Együttműködési és Beiskolázási Iroda az egyetem nemzetközi stratégiája megvalósítása során az egyetem nemzetközi kapcsolatai támogatásának, az egyetem nemzetköziesítése elősegítésének, különös tekintettel a nemzetközi hallgatók létszámának növelése érdekében az alábbi feladatokat látja el:

a) rendszerezett, naprakész nyilvántartást vezet az egyetem nemzetközi képzéseiről, növeli annak online láthatóságát (frissíti a nemzetközi felsőoktatással kapcsolatos nemzetközi honlapokon szereplő egyetemi profilokat);

b) az egyetem nemzetközi képzései megismertetése és népszerűsítése érdekében

ba) az egyetem angol nyelvű weboldalának toborzás fókuszú tartalmait képzésleírásokkal, felvételi követelményekkel, eljárásokkal és a diákélettel kapcsolatos információk felhasználóbarát elhelyezésével folyamatosan frissíti;

bb) növeli az egyetem nemzetközi képzéseire vonatkozó online láthatóságot;

bc) adatbázist épít a nemzetközi érdeklődőkről (beszerzi az ehhez szükséges adatbázist);

bd) megtervezi, lebonyolítja az érdeklődőkkel, felvételizőkkel folytatott éves online kommunikációt képzések és ösztöndíjak promóciójának témájában;

be) folyamatosan megválaszolja az egyetemhez érkező nemzetközi képzésekre vonatkozó érdeklődéseket.

Nemzetközi beiskolázási tevékenysége során az egyes célországokra szabott egyedi toborzási folyamatok kialakításával és szakértők igénybevételével elősegíti a külföldi hallgatók egyetemre történő jelentkezését és beiratkozását. E tevékenysége során szükség esetén együttműködik más hazai és külföldi felsőoktatás intézményekkel, illetve „toborzó” cégekkel.

a) Az egyetem nemzetközi stratégiájának előkészítésével összefüggésben adatot szolgáltat a stratégia kialakításához szükséges háttéranyagok előkészítéséhez, különösen a nemzetközi hallgatók számának növelése érdekében.

b) Kidolgozza a toborzási folyamatokat, meghatározza az ehhez szükséges marketingeszközöket, valamint megszervezi a nemzetközi képzések promócióját és az érdeklődőkkel, valamint a külföldi szakértőkkel folytatott kommunikációt.

c) Az egyetem nemzetközi kapcsolataiban történő képviseletével összefüggésben:

ca) képviseli az egyetemet a nemzetközi képzéseinek és ösztöndíjainak promóciójával kapcsolatos nemzetközi és hazai rendezvényeken (out reach events);

cb) részt vesz ezen események előkészítő tevékenységében és lebonyolításában így nemzetközi felsőoktatási vásárok, nyílt napok online és hagyományos formában való megszervezésében;

cc) gondoskodik ezen események után-követéséről;

cd) előkészíti (megtervezteti, legyártatja) a fenti eseményekhez szükséges promóciós anyagokat elektronikus és hagyományos formában;

ce) folyamatosan kapcsolatot tart a nemzetközi képviselet során érintett szervekkel és szervezetekkel.

d) az egyetem nemzetközi PR tevékenységével összefüggésben:

da) megszervezi és koordinálja a külföldi hallgatók központi beiratkozását, fogadását;

db) közreműködik és segítséget nyújt a nemzetközi diákjólét megerősítésében az egyetemi programok angol nyelvű promóciójának segítségével.

e) az egyetem nemzetközi együttműködéseinek kialakítása kapcsán:

ea) rendszerezett, naprakész nyilvántartást vezet az egyetem nemzetközi szándéknyilatkozatairól;

eb) megfelelő mintaszerződéseket készít elő a nemzetközi szándéknyilatkozatokkal kapcsolatban.