Az elektronikus ügyintézésé a jövő

Az SZTE Hallgatói Szolgáltatói Iroda tevékenysége alá az alapvetően nem tanulmányi jellegű ügyintézés tartozik. Ezen belül viszont szinte minden: diákigazolvány-igénylés, adatrögzítés, ösztöndíjak, befizetések stb. A HSZI felel emellett az elektronikus ügyintézést biztosító Modulo rendszer fejlesztéséért is. A hallgatói problémák elektronikus formában történő kezeléséről Fekete Csaba irodavezetőt kérdeztük.

„A mi hozzáállásunkat két fontos szempont határozza meg: egyrészt megelőzni szeretjük a problémákat, és nem kezelni. Éppen emiatt vezettük be az elektronikus ügyintézési formákat. Az általunk üzemeltetett Modulo pontosan ezt a célt szolgálja. Például már az ösztöndíj- kifizetések előtt elérhető, hogy milyen átlag alapján és mekkora ösztöndíjat számoltunk. Amennyiben itt valaki hibát észlel, akkor azt még a kifizetés előtt tudja nekünk jelezni. Valamint a diákigazolvány- igénylés folyamata is végigkövethető itt – ez az ETR-ben szintén követhető, de a Modulóban további közel 25 ügyben kezdeményezhetnek a hallgatók elektronikus ügyintézést, a könyvtári beiratkozástól a szociális pályázatok beadásán át egészen a kreditátviteli kérvény beadásáig” – mondta.

Fekete Csaba szerint az elektronikus ügyintézésé a jövő. „Teljesen biztos vagyok abban, hogy rövid időn belül minden ügyintézési forma át fog terelődni ezekre a felületekre. Az elmúlt években nagy hangsúlyt fektettünk arra, hogy ami a HSZI-n ‚ügyintézhető’, abból mindent el lehessen végezni elektronikusan is. Csak azok a kivételek maradtak, ahol a jogszabály kötelezővé teszi a személyes megjelenést vagy a kézi aláírást, mint például a személyi vagy pénzügyi adatok módosítása. Ezt az elektronikus ügyintézést igyekszünk a kari Tanulmányi Osztályok hatáskörébe tartozó ügyekben is elérhetővé tenni és népszerűsíteni. Úgy hiszem, a hallgatók is ezt igénylik, hiszen így nem kell sorban állni, és akár otthonról vagy szünetben is elintézhetik az ügyeiket” – fejtette ki.

A fejlődés legyen felhasználóbarát

Kothencz Mihálynak, az SZTE Bölcsészettudományi Kar Tanulmányi Osztályának vezetőjének véleménye a TO vezetők korábbi együttes álláspontját is tükrözi a kérdésben. „A hallgatói ügyek döntő többségének intézése már elektronikus úton történik a Modulón keresztül. Az elektronikus űrlapok fejlesztése folyamatosan történik, ezért éles bevezetésük előtt többször kevés idő marad a tesztelésre, így menet közben kell a korrekciókat is elvégezni. Újabb és újabb ügycsoportok kerülnek be az ügyintézési rendszerbe, sőt idén nyáron egy modulós szoftverváltás is történt. Az új verzió, sokkal alkalmasabb lehet a megnövekedett számú kérelmek kezelésére, ám ennek megismerése a hallgatók számára jelentős gondot okozott. Szükséges lett volna egy teljes körű oktatói, hallgatói és TO-s tájékoztatásra. A mai napig nincs szöveges kezelési útmutatója sem, ami a mi munkánkat is nagyban megnehezíti” – árulta el. Emiatt fontosnak tartja, hogy az elektronikus felületen történt változásokról a Tanulmányi Osztályok szakembereivel is konzultáljanak előzetesen a fejlesztést irányítók. „Nagyon örülünk neki, ha egy korszerűbb, jobb program bevezetésére nyílik lehetőség, már ha tisztában vagyunk annak használatával. Ami még fontos ezen a téren, hogy a kezelési felület mennyire felhasználóbarát. Mi is hívei vagyunk annak, hogy minél több elektronikus űrlap készüljön, hiszen ezzel a diákoknak segítünk, gyorsulhat az ügyintézés is. Ám ha nem adunk nekik precíz információkat a felület kezeléséhez, ugyanúgy be kell jönniük a TO-ra segítséget kérni” – szögezte le.

Mindent egy helyen?

A kvesztúra fogalma igencsak szerteágazó. Alapvetően egyetemi pénztárat jelent, ám ma már egységes egyetemi ügyintézésként értelmezik. Ez is érthető pusztán elektronikus formaként vagy egy olyan központi épületi egységként, ahol az egyetem összes hallgatójának tanulmányi ügyeit egy helyen intézik. Fekete Csaba a következőképpen vélekedik a kvesztúráról: „Ez egy régi elképzelés, aminek én lelkes híve vagyok az első pillanattól kezdve. Szerintem megérett a helyzet arra, hogy ez újra terítékre kerüljön. Újra át kell gondolni a hallgatói ügyintézést, a hallgatói adminisztráció intézését, ha nem is az évekkel ezelőtt kitalált formában. Hiszen az felel meg jobban a mai kor követelményeinek, ha a hallgatók az ügyes-bajos dolgaikat egy helyen intézhetik.”

Kothencz Mihály bár nem utasította el a kvesztúra hasznosságát, mértékletességre intett. „Egy központi kvesztúrában kezelhető ügyek köre a jelenlegi munkamegosztáson túl csak nagyon szűk körben valósulhatna meg. Ilyen sok kar ilyen sok szakán tanuló hallgatóval foglalkozni egy központi helyen képtelenség. Lehetnek olyan fázisok a hallgatói ügyintézésben, amik egyfajta munkamegosztást valósítanak meg. Jelenleg is ez a helyzet a HSZI és a kari TO-k között. Szerintem ez az egységesítés maximuma. A kari vezetés, a tanszékek és közöttünk szerves kapcsolat és szakmai együttműködés valósul meg, amely nem nélkülözhető egyik fél számára sem. Már magát a kvesztúrát is mindenki másképp magyarázza. Olyan biztosan nem képzelhető el, hogy van egy központi hivatal, ahová karra, szakra és évfolyamra való tekintet nélkül bármelyik hallgató bemehet, és ott minden ügyét elintézik. Úgy gondolom, hogy a jelenlegi egységes ETR-használat és az ehhez kapcsolódó modulós ügyintézési rendszer megfelel egy jól működő egységes kvesztúrának” – jelentette ki.